lauantai 28. tammikuuta 2017

GR/IR-tilin merkitys ja toiminta


GR/IR-tili (Goods Receipt / Invoice Receipt) on kirjanpidon tasetili, jolle tehdään kirjaukset nimensä mukaisesti silloin, kun tavara vastaanotetaan ja lasku saadaan. Esimerkiksi SAP:ssa tätä tiliä käytetään ostotilausten käsittelyssä, koska tavara ja lasku saapuvat usein eri aikaan.

Vastaanotto (GR) tehdään tälle tilille kreditiin ja vastaava kulukirjaus (tai varastokirjaus) tulee samaan aikaan debetiin. Tällöin taseeseen jää vastaanoton suuruinen velkasaldo osoittamaan sitä, että sen suuruinen lasku on yritykselle vielä tuotteista tulossa.

GR/IR-tilin seuranta ja hallinta on tärkeää, koska sen saldo siis vaikuttaa ostovelkojen määrään. On tärkeää, että GR tehdään silloin, kun tavara saapuu, jotta kulukirjaus näytetään oikealla raportointikaudella. GR:n teon jälkeen on seurattava, että lasku saapuu ja se kohdistetaan oikein vastaanottoa vastaan.

GR/IR-tilin avoimia GR-saldoja on tarkkailtava ja syitä niihin selvitettävä. Joissain tapauksissa kestää pitkäkin aika, että toimittajalta saadaan lasku. Syynä avoimeen kredit-saldoon voi olla myös ostolaskun väärä kohdistaminen. Lasku on nimittäin saatettu kirjata suoraan kuluksi, eikä kohdistaa ostotilaukselle. Tällöin kulu kaksi kertaa kirjanpidossa. Ensin tehdyn GR-kirjauksen kautta ja toisen kerran suoran kulutilikirjauksen kautta.

Muitakin mahdollisia laskun kohdistusvirheitä löytyy, joista aiheuttaa avointa saldoa GR/IR-tilille. Ostajilla ja laskunkäsittelijöillä ei välttämättä aina ole osaamista ja ymmärrystä kirjanpidosta ja laskujen käsittelystä. On myös mahdollista, että taseessa on avoin kredit-merkkinen GR, mutta toimittajalta ei enää jostain syystä odoteta laskua. Tälläisessa tilanteessa tarpeeton saldo kirjataan pois taseesta vastakkaisella GR-kirjauksella.

Pelkkä taloushallinto ei välttämättä pysty tarkkailemaan GR-tiliä riittävästi, sillä he eivät tiedä ostotilausten tilanteesta tarpeeksi. Siksi ostontilauksen tekijällä pitäisi olla vastuu laskujen oikeasta kohdistamisesta. Taloushallinnon tehtäväksi kuitenkin yleensä jää GR/IR-tilin ikääntyineiden erien seuranta ja selvittäminen. Siihen tarvitaan apua ostajilta.

GR/IR-tilin tarkkailu ja virheiden korjaaminen on siis yksi osa-alue taseen riskienhallinnassa, jotta ei tulisi negatiivisia yllätyksiä kulujen tai ulos maksettavan rahamäärän suhteen.

lauantai 31. joulukuuta 2016

Yritysten ylistys

Nyky-yhteiskuntaa on mahdotonta kuvitella ilman menestyviä yrityksiä.

Yritykset luovat hyvinvointia kaikille, myös niille, jotka eivät ole töissä yrityksissä. Siksi ihmettelen, miksi Suomessa yleinen mielipide on niin yritysten vastainen? Harvoin tulee kuitenkaan mietittyä, miksi yritykset ovat niin tarpeellisia ja miksi niiden toimintaa kannattaisi arvostaa.

Erityisesti ihailen ja ihmettelen yrityksiä siksi, että ne pystyvät toimittamaan valtavan suuria kokonaisuuksia, joissa yhdistyy monimutkaista suunnittelua, tuotantoa, kokoonpanoa, logistiikkaa ja ohjelmointia. Monen palasen pitää loksahtaa kohdalleen ennen kuin kasassa on sellainen tuote, josta voi miljoonien eurojen tai dollareiden laskun asiakkaalle lähettää.

Näin ei-insinöörin näkökulmasta on ihmeellistä, että sellaisia isoja ja monimutkaisia tuotteita kuten luksusristeilijöitä, lentokoneita, pilvenpiirtäjiä ja täysin automatisoituja konttisatamia pystytään toimittamaan. Tämä vaatii tuhansien ihmisten organisaatiossa sen, että jokainen tietää, mitä tekee ja myös hoitaa oman osuutensa. Siksi erityisesti globaalisti toimivat yritykset ovat niin mielenkiintoisia organisaatioita, joiden johtamista ja toimintaa ihailen ja hämmästelen.

Yritykset tuottavat ja toimittavat myös yksinkertaisempia tuotteita suoraan kuluttajille. Me pidämme itsestään selvyytenä, että voimme ostaa kaupasta kahvia ja suklaata, mutta miten kahvipapu ja kaakaopapu ovatkaan osanneet kasvaa, kulkea ja jalostua haluamiksemme tuotteiksi ilman, että loppukäyttäjän on tarvinnut muuta kuin käydä kaupassa? Tässä piilee se vapaiden markkinoiden hienous. Useiden yritysten tuotanto- ja toimitusketju Brasilian kahviviljelmiltä ja Norsunluurannikon kaakaontuotantoalueilta alkaen osaa tyydyttää minun suklaan- ja kahvinhimoni ilman, että minun tarvitsee muuta kuin kävellä lähikauppaan ja käyttää muutama euro. Aika hienoa palvelua yrityksiltä!

Tarvitsemiemme hyödykkeiden lisäksi yritykset tuottavat lähes kaikki ihmisten ja julkisen sektorin käytössä olevat tulot. Yritykset ovat siis paitsi ihmeellisiä, myös erittäin tarpeellisia, jotta pystymme huolehtimaan myös niistä, jotka eivät siihen itse kykene.

Kaiken tämän lisäksi yritykset tarjoavat työpaikkoja, joista saa elannon ja sisältöä elämään. Yrityksissä pääsee oppimaan ja kehittymään sekä mukaan mielenkiintoisiin tehtäviin ja projekteihin.
Yritykset luovat siis vaurautta ja hyvinvointia paljon laajemmin kuin vain omistajilleen ja johtoportaalle.

Kun yrityksillä menee hyvin, menee yhteiskunnallakin hyvin. Tehdään siis porukalla kaikkemme, jotta yritykset menestyisivät. Aloitetaan asennemuutos ja nostetaan yritykset ja yrittäjät yhteiskunnan arvoasemassa sinne, minne ne kuuluvatkin, eli kärkeen!

Se on todellinen win-win-diili.

keskiviikko 21. lokakuuta 2015

Controller-toiminnon työtehtävät

Controller-nimikkeelle ei ole pätevää suomennosta, mutta joissain yhteyksissä sana kirjoitetaan kotimaisittain k-kirjaimella, kontrolleri.

Controllerin työtehtävät vaihtelevat eri yrityksissä. Controller-nimikkeitä onkin useita erilaisia; esimerkiksi assistant controller, business controller, financial controller, project controller ja corporate controller. Etuliitteellä tarkennetaan controllerin työnkuvaa, mutta sekään ei anna tarkkaa selvitystä työn sisällöstä.

Yhteistä controllereille on, että he työskentelevät taloushallinnon ja laskentatoimen tehtävissä. Usein he keskittyvät erityisesti sisäiseen laskentaan. Controller voidaan nähdä organisaatiossa esimerkiksi lukugeneraattorina, jolloin controller tuottaa kohtalaisen vakioina pysyvää laskentainformaatiota.

Toisaalta controller voi toimia päätöksenteon tukiroolissa tuottaen erilaista informaatiota päätösten tueksi, jolloin korostuu markkinoiden ja asiakkaiden ymmärtäminen. Asiakas on usein tulosyksikön vetäjä tai sen vastuualueen päällikkö, jossa controller toimii.

Suuryrityksessä controller voidaan nähdä päällikön tai johtajan business partnerina, joka taloudellisen raportoinnin lisäksi sparraa johtoa, havaitsee liiketoiminnan muutoksia ja mahdollisuuksia, ymmärtää kannattavuuden syitä ja kustannusten aiheutumista, tunnistaa ja havaitsee riskejä sekä osallistuu sopimusten valvontaan.

Controllerin normaalia rutiinityötä on usein kuukausi-, kvartaali- ja vuosiraportoinnin tekeminen, jotta saadaan nopeasti ja luotettavasti tulosinformaatiota kyseiseltä laskentakaudelta.

Tulosraportoinnin lisäksi controller voi esimerkiksi vastata riskienhallinnasta huolehtimisesta, lakien noudattamisesta ja tilintarkastajasuhteiden ylläpidosta. Tehtäviin kuuluu myös ennusteiden ja budjettien laadintaa tai niiden laatimisessa avustamista.

Lähde: Laskentatoimi johtamisen tukena (Suomala, Manninen & Lyly-Yrjänäinen 2011)  

perjantai 9. lokakuuta 2015

Taloushallinnon palvelukeskusmalli

Monet suuret yritykset ovat siirtyneet taloushallinnossa palvelukeskusmalliin, jossa taloushallinnon palvelut on keskitetty yhteen paikkaan. Muutoksena vanhaan siis taloushallinnon työntekijät siirtyvät omilta paikkakunniltaan saman katon alle. Palvelukeskus on siis keskitetty ratkaisu verrattuna siihen, että taloushallinnon palveluja olisi tarjolla jokaisella tehtaalla tai toimipisteellä.

Taloushallinnon palvelukeskuksen avulla halutaan tuottaa parempia taloushallinnon palveluita yrityksen sisällä. Palvelukeskus on ikään kuin palveluntarjoaja ja esimerkiksi yrityksen tuotantolaitokset, projektit, liiketoiminta-alueet ja johtajat ovat asiakkaita. Tärkeää on muistaa, että taloushallinto todellakin palvelee sisäisiä (ja myös ulkoisia) asiakkaita. Taloushallinto ei ole olemassa vain itseään varten, vaan tukeakseen yrityksen liiketoimintaa.

Palvelukeskukset tuottavat usein yritykselle reskontrapalvelut, palkkahallinnon, kirjanpidon ja kuukausittaisen raportoinnin, mutta myös sisäisen laskennan palveluja kuten kustannuslaskentaa ja muita sisäisen laskennan palveluja. Palvelukeskuksissa vastataan ulkoisen raportoinnin oikeellisuudesta, mutta joissakin tarjotaan myös palveluja, jotka on mielletty controllereille kuuluviksi.

Palvelukeskusmallin tarkoituksena on alentaa kustannuksia ja tarjota parempia taloushallinnon palveluja. Laatua parantaa esimerkiksi se, että taloushallinnon ammattilaiset pääsevät työskentelemään keskenään. Tehokkuutta taas luo mahdollisuus yhdenmukaistaa ja virtaviivaistaa prosesseja. Toisaalta tehostaminen saattaa johtaa palvelukeskuksissa työnkuvan yksipuolistumiseen, mutta toisaalta taas on mahdollisuutena uudenlaisten taloushallinnon ammattilaisten roolien luominen ja kehittäminen. Palvelukeskusten työntekijöiden toimenkuvia ja rooleja kannattaakin tarkastella kriittisesti, sillä palvelukeskuksissa voitaisiin tuottaa palveluja totuttua monipuolisemmin.

Palvelukeskuksien perustaminen saattaa olla iso ja työläs projekti, kun työntekijät tuodaan ympäri Suomea tai jopa maailmaa saman katon alle. Projekti luo haasteita esimerkiksi tietojärjestelmiin ja prosesseihin liittyen. Toisaalta samalla voidaan kehittää prosesseja tehokkaammiksi. Taloushallinnon palveluiden keskittämisprojektissa tärkeää on saada palvelukeskukseen osaavaa työvoimaa. Kaikki eivät kuitenkaan halua muuttaa vanhalta paikkakunnalta uudelle työn perässä.

Globaaleissa palvelukeskuksissa tarvitaan uudenlaista osaamista. Tarvitaan tietojärjestelmäosaamista, projektiosaamista sekä esimerkiksi kielitaitoa. Haasteita luo se, että taloushallinnon henkilöstö on kaukana liiketoiminnasta, eikä näin ollen synny päivittäistä keskustelua eri funktioiden välillä. Viestintä, kommunikaatio ja tiedonkulku voivatkin olla palvelukeskusten haasteita. Vaikka taloushallinnon ja liiketoiminnan ihmiset olisivat fyysisesti samassa tilassa, he saattavat silti puhua ”eri kieltä”, mikä vaikeuttaa molemminpuolista asioiden ymmärtämistä. Liiketoiminnan ihmiset eivät ymmärrä kirjanpidon ja tuloslaskennan termejä, raportteja ja lukujen merkitystä. Taloushallinnon ihmiset taas eivät ymmärrä, mitä liiketoiminnassa tapahtuu ja miksi, ja miten tapahtumat heijastuvat kirjanpidossa, tuloslaskennassa ja raportoinnissa.

Vanhassa blogissani on tarinaa erään yrityksen kokemuksista taloushallinnon palvelukeskusmalliin liittyen.