keskiviikko 26. elokuuta 2015

Taloushallinnon organisoinnin trendit

Taloushallintoa saatetaan pitää yrityksen pysyvänä funktiona, joka on jäykkä ja hidas sopeutumaan liiketoiminnan tarpeisiin ja muutoksiin. Muuttuva liiketoimintaympäristö pakottaa taloushallinnonkin kehittymään muun organisaation mukana, ja hyvä niin. Muutoksesta on tullut pysyvä elementti myös taloushallinnon työntekijöiden arjessa. Erilaiset muutosprojektit voivat tuoda vaihtelua rutiineihin, mutta niiden läpivieminen vaatii myös uudenlaisia taitoja ja osaamista.

Taloushallinnon organisoinnin muutokseen vaikuttavia tekijöitä ovat esimerkiksi liiketoimintaympäristön muuttuminen, liiketoiminnan organisoinnin muuttuminen, globalisaatio sekä tehokkuuden ja kustannussäästöjen tavoitteleminen. Taloushallinto ei siis elä omassa kuplassaan, vaan seuraa muuttuvaa maailmaa.

Taloushallinnon sähköistyminen on ollut ehkä selkein trendi viimeisen 10-20 vuoden aikana. Se on aiheuttanut isoja muutoksia taloushallinnon töiden järjestämiseen ja työntekijöiden päivittäiseen työskentelyyn. Sähköinen taloushallinto lisää automaatiota, jolloin rutiinitehtävät voivat jäädä järjestelmien vastuulle. Se vapauttaa taloushallinnon ammattilaisten aikaa enemmän datan analysoinnin ja oikeellisuuden varmistamisen suuntaan. Sähköinen taloushallinto voi tuoda säästöjä henkilöstökustannuksissa, mutta tietojärjestelmäprojektien kustannukset voivat olla suuret ja investoinnit isoja. Uutta osaamista tarvitaan niin päivittäisten tehtävien pyörittämiseen kuin projektien läpivientiin ja järjestelmien ylläpitoon.

Toinen iso muutos taloushallinnon organisoinnin kentässä on se tapa, miten taloushallinto nähdään osaksi yrityksen toimintaa. Kun huomataan, että taloushallinto ei olekaan osa ydinliiketoimintaa, se voidaan ulkoistaa joko ulkopuoliseen yritykseen (tilitoimistot saavat elantonsa tästä tarpeesta) tai yrityksen sisällä palvelukeskukseen.

Palvelukeskukset vievät taloushallinnon tehtävät pois liiketoimintayksiköiden välittömästä läheisyydestä. Etuna on kustannusten aleneminen, tehokkuus ja mahdollisuus prosessien kehittämiseen. Toisaalta taloushallinnon työntekijöiden tietämys ja ymmärrys liiketoiminnasta vähenee, kun he eivät ole päivittäin suorassa yhteydessä liiketoimintaa lähellä oleviin henkilöihin. Useat isot yritykset ovat päätyneet palvelukeskusratkaisuun.

Palvelukeskusmallissa yritys antaa taloushallinnon palvelut sisäisen organisaation järjestettäviksi. Toinen vaihtoehto on ulkoistaa ne kokonaan tai osittain. Erityisesti pienet ja keskisuuret yritykset käyttävät tilitoimistoja. Tällöin tavoitteena on yleensä omaan ydinosaamiseen keskittyminen ja kustannusten alentaminen. Haasteena on se, löytyykö yrityksestä osaamista taloushallinnon palveluiden ostamiseen ulkopuolelta. Toisaalta kaikkea ei voi ostaa, jotta yrityksessä säilyisi edelleen ymmärrys yrityksen talouden tilasta.  

Kansainvälisyys näkyy myös yritysten taloushallinnon organisoimisessa. Osa tehtävistä saatetaan ulkoistaa halvemman kulutason maihin kuten Puolaan tai Kiinaan. Intia on myös vetänyt paljon taloushallinnon (ja tietojärjestelmiin liittyvää) ulkoistusta, ja siellä toimiikin useampia palvelukeskuksia, joissa palvellaan ulkomaisia yrityksiä. Tällöin haasteita voi aiheuttaa mm. ulkoistuspartnerin ja omien työntekijöiden kielitaidon puute. Mahdollista on myös, ettei palvelun laatu vastaa toivottu. Laadusta tinkimällä saadaan kuitenkin aikaan kustannussäästöjä.

Kansainvälinen liiketoiminta aiheuttaa myös sen, että yrityksissä saattaa taloushallinnossa joku olla töissä kellon ympäri eri aikavyöhykkeistä johtuen. Esimerkiksi Aasian toimisto aloittaa aamusta varhain, Eurooppa jatkaa siitä ja lopuksi Amerikan mantereen työntekijät tekevät töitä pitkälle yöhön, näin meidän eurooppalaisten silmin katsottuna. Prosessit siis pyörivät yötä päivää, mikä voi tehostaa niitä. Toisaalta yhteydenpito eri aikavyöhykkeillä toimiviin ihmisiin on hankalampaa, eikä kommunikoinnin taso vastaa kasvokkain kommunikoimista.

Kun toimintoja on eri maissa, se vaatii osaamista taloushallinnon organisointiin ja johtamiseen. Tiimit voivat olla kansainvälisiä, työtä tehdään eri aikavyöhykkeiltä ja kaikki eivät puhu sujuvasti englantia. Lisäksi eri maissa taloushallinnon raportoinnin vaatimukset poikkeavat toisistaan, mikä aiheuttaa haasteita tietojärjestelmäpuolella.

Taloushallinnon organisoinnin muutoksesta voi päätellä, että taloushallinnon työntekijöiltä vaaditaan erilaista otetta ja osaamista jatkossa. Kansainvälisyys ja kielitaidon tarve ovat läsnä. Pitää olla valmius omaksua uusien järjestelmien käyttäminen ja osallistua järjestelmien implementointiprojekteihin. Rutiininomaiset työt vähenevät, jolloin on mahdollisuus tuottaa uutta arvoa yritykselle datan analysoinnin sekä raportoinnin ja prosessien kehittämisen muodossa. Työnkuva voi muuttua perinteisestä kirjanpidosta kohti controllerin roolia. Vahvoja ammattilaisia tarvitaan kuitenkin edelleen mm. palkanlaskentaan, verotukseen ja kirjanpitoon liittyen.  
     

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti